Come compilare una fattura proforma

Se stai cercando informazioni su come compilare una fattura proforma, probabilmente è perché devi spedire pacchi all'estero. Utilizzare dei corrieri espressi per le spedizioni è un'attività sempre più diffusa, ma richiede una corretta gestione della documentazione doganale per evitare ritardi o costi aggiuntivi.

In questo post, ti forniremo tutte le informazioni di cui hai bisogno per scrivere correttamente una fattura proforma.

Scoprirai a cosa serve, chi può farla, quali informazioni deve contenere e come evitare errori costosi. Se sei interessato a spedire prodotti a livello internazionale o vuoi approfondire la tua conoscenza sulla fatturazione, continua a leggere questa guida dettagliata e impara come fare una fattura proforma in modo corretto ed efficace.

Che cos'è una fattura proforma?

La fattura proforma è un documento che elenca i dettagli della merce che viene venduta o acquistata. A differenza della compilazione fattura commerciale, la fattura proforma non è un documento di fatturazione e non costituisce un impegno vincolante per il venditore o l'acquirente. Invece, viene utilizzata come documento informativo per le autorità doganali o come conferma preliminare dell'accordo tra il venditore e l'acquirente. 

Nel contesto delle spedizioni internazionali, la fattura proforma viene utilizzata per determinare il valore della merce ai fini dell'imposizione dei dazi doganali e delle tasse. Le autorità doganali richiedono spesso questo documento per verificare che il valore dichiarato della merce sia corretto e che i dazi doganali e le tasse vengano applicati in modo accurato. 

Deve contenere informazioni dettagliate sulla merce, inclusi il tipo di prodotto, il peso, le dimensioni, il prezzo unitario e il valore totale della merce. Inoltre, può contenere informazioni sull'origine e sulla destinazione della merce, sul mittente e sul destinatario e sui termini di pagamento. 

A cosa serve la fattura proforma?

La fattura proforma è un documento fondamentale per le spedizioni, poiché viene utilizzata per diversi scopi:

1. Richiesta delle autorità doganali: le autorità doganali richiedono una fattura proforma per verificare il valore dichiarato della merce.

2. Determinazione dei dazi doganali: viene utilizzata per determinare l'importo dei dazi doganali e delle tasse applicabili alla merce. La corretta compilazione della fattura proforma è quindi essenziale per evitare costi aggiuntivi e ritardi nella consegna della merce.

3. Conferma dei termini di pagamento:  può includere informazioni sui termini di pagamento tra il venditore e l'acquirente, ad esempio il prezzo unitario della merce, il valore totale della merce e la valuta di pagamento.

4. Altri utilizzi della fattura proforma: può anche essere utilizzata per la spedizione di campioni di merce o di merci a basso valore, per la vendita all'asta o per la richiesta di un finanziamento.

In breve, la fattura proforma è uno strumento essenziale, poiché fornisce informazioni dettagliate sulla merce e conferma l'accordo tra il venditore e l'acquirente. Bisogna ricordare che per le spedizioni in Europa, tra i paesi appartenenti la Comunità Europea, le merci non fanno dogana e pertanto la fattura proforma non è obbligatoria.

Chi può fare la fattura proforma?

Sia il venditore/esportatore che il compratore/importatore possono fare la fattura proforma, ma spetta al venditore fornirla all'acquirente.

Il venditore è responsabile di fornire una fattura proforma accurata e completa. Deve contenere tutte le informazioni necessarie per determinare il valore della merce e l'importo dei dazi doganali e delle tasse. Nel caso appunto si tratti di un business online per la vendita di prodotti.

L'acquirente, d'altra parte, può richiedere una fattura proforma al venditore per confermare i dettagli dell'ordine e i termini di pagamento. Inoltre, l'acquirente può utilizzarla come documento di riferimento per controllare la merce ricevuta.

La fattura proforma può essere compilata dal venditore o dal compratore utilizzando modelli disponibili online o forniti dalle autorità doganali. E' necessario che riportino la dicitura "Fattura Proforma" o "Proforma Invoice" in inglese.  Tuttavia, il compilatore deve essere a conoscenza delle normative doganali e delle procedure di importazione ed esportazione, al fine di evitare errori costosi.

La fattura proforma è obbligatoria per le spedizioni internazionali extra CEE tra privati che non prevedono nessuna transazione commerciale; ciò è necessario per fornire all'Agenzia delle Dogane le informazioni utili riguardanti la spedizione. 

Come compilare una fattura proforma

La compilazione della fattura proforma richiede la conoscenza di alcune informazioni fondamentali sui prodotti e sui termini di trasporto. Di seguito sono elencati gli elementi principali da includere:

1. Descrizione della merce: La descrizione della merce deve essere il più dettagliata possibile, includendo il nome del prodotto, le specifiche e le caratteristiche tecniche.

2. Quantità e unità di misura: Deve indicare la quantità di merce venduta e l'unità di misura utilizzata. Ad esempio, i prodotti possono essere venduti per peso, volume, quantità o lunghezza.

3. Prezzo unitario e totale valore della merce: Deve indicare il prezzo unitario e il valore totale della merce spedita. Il prezzo unitario deve essere espresso nella valuta di pagamento concordata tra il venditore e l'acquirente.

4. Codici doganali e nomenclatura combinata: Deve includere i codici doganali e la nomenclatura combinata della merce. Questi codici sono utilizzati dalle autorità doganali per determinare il valore della merce e l'importo dei dazi doganali e delle tasse.

5. Paese di origine e di destinazione: Deve indicare il paese di origine e di destinazione della merce. Queste informazioni sono utilizzate dalle autorità doganali per verificare l'origine della merce.

6. Incoterms e trasporto: Deve indicare gli Incoterms utilizzati per definire le responsabilità del venditore e dell'acquirente durante il trasporto della merce. Inoltre, deve contenere informazioni sul metodo di trasporto utilizzato.

7. Informazioni sul mittente e sul destinatario: Deve indicare il nome e cognome, l'indirizzo completo e le informazioni di contatto del mittente e del destinatario della merce, includendo il codice fiscale o la Partita Iva nel caso di aziende.

8. Valuta e modalità di pagamento: Deve indicare la valuta di pagamento e la modalità di pagamento concordata tra il venditore e l'acquirente.

Infine, deve essere firmata dal venditore e dall'acquirente, come conferma dell'accordo tra le due parti.

Esempi per le spedizioni internazionali

Di seguito sono riportati alcuni esempi di fatture proforma:

Esempio 1

Descrizione della merce	Quantità	Prezzo unitario	Valore totale
Notebook HP Elitebook	50	800,00 USD	40.000,00 USD
Cuffie wireless Bose	100	200,00 USD	20.000,00 USD
Spedizione tramite DHL	1	2.000,00 USD	2.000,00 USD
Totale			62.000,00 USD

Esempio 2

Descrizione della merce	Quantità	Prezzo unitario	Valore totale
Vino rosso italiano	200	20,00 EUR	4.000,00 EUR
Formaggio Parmigiano	50	30,00 EUR	1.500,00 EUR
Spedizione tramite UPS	1	500,00 EUR	500,00 EUR
Totale			6.000,00 EUR

In entrambi gli esempi, le fatture proforma includono le informazioni fondamentali sulla merce, sulla spedizione e sulle modalità di pagamento. Le fatture proforma sono state firmate dal venditore e dall'acquirente per confermare l'accordo tra le due parti.

Consigli per fare una fattura proforma senza errori

Fare una fattura proforma può essere un'attività complessa e soggetta a errori. Ecco alcuni consigli per evitare errori comuni nella compilazione:

1. Conoscere le normative doganali e le procedure di importazione ed esportazione del paese di destinazione: è importante essere a conoscenza delle normative doganali e delle procedure di importazione ed esportazione del paese di destinazione, al fine di evitare errori nella compilazione.

2. Includere tutte le informazioni richieste: Deve contenere tutte le informazioni richieste dalle autorità doganali, tra cui la descrizione dettagliata della merce, i codici doganali e la nomenclatura combinata, l'origine e la destinazione della merce, gli Incoterms e le modalità di pagamento.

3. Verificare i dettagli della merce: è importante verificare i dettagli della merce venduta, come la quantità, l'unità di misura e il valore unitario, per evitare errori di calcolo o di valutazione.

4. Confermare i termini di pagamento: Deve includere informazioni chiare sui termini di pagamento concordati tra il venditore e l'acquirente, come il prezzo unitario della merce, il valore totale della merce e la valuta di pagamento.

5. Utilizzare un modello standard: utilizzare un modello standard può aiutare a evitare errori e ad assicurarsi che tutte le informazioni richieste siano incluse. Trovate il modello in pdf fattura proforma a questo link

6. Verificare la correttezza dei dati: prima di inviare la fattura proforma, è importante verificare la correttezza dei dati e la conformità alle normative doganali del paese di destinazione.

Differenze tra fattura commerciale e fattura proforma

Di seguito le differenze sostanziali tra una fattura commerciale ed una fattura proforma

Conclusioni sulla compilazione

Compilare una fattura proforma accurata e completa è essenziale per effettuare spedizioni senza problemi e per evitare ritardi e costi aggiuntivi. Fornisce informazioni importanti sul valore della merce e sulle modalità di pagamento, ed è un documento fondamentale per le autorità doganali.

Vi ricordiamo che utilizzando il nostro sistema di prenotazione per le spedizioni, questo vi guiderà nella compilazione della fattura proforma, facendovi selezionare la merce da spedire. Il sistema, a conclusione dell'ordine, genererà in modo automatico una fattura proforma, abbinando in automatico anche i codici Taric ed i l'HS CODE.

*Oltre alla fattura proforma per la buona riuscita dello sdoganamento è necessario allegare alla spedizione atri documenti:

• Documento d'identità valido del mittente
• Codice fiscale del mittente, o partita Iva per le aziende
• Dichiarazione di libera esportazione, compilata e firmata dal mittente.

In questo post sul blog, abbiamo esaminato le informazioni principali sulla fattura proforma, tra cui a cosa serve, chi può farla, come compilarla e alcuni esempi pratici. Inoltre, abbiamo fornito alcuni consigli utili per evitare errori comuni nella compilazione. Seguendo le linee guida e utilizzando i modelli standard disponibili online, è possibile evitare errori costosi e garantire la corretta elaborazione dei documenti.

Speriamo che questo post sul blog ti sia stato utile per comprendere l'importanza della fattura proforma per le spedizioni internazionali e per avere una panoramica delle informazioni principali sulla compilazione. Se hai domande o dubbi, non esitare a contattare le autorità doganali o un professionista del settore per ulteriori informazioni e supporto.

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